Regulamin dla Wystawców

Regulamin dla Wystawców, uczestniczących w Festiwalach Wina i innych imprezach, organizowanych przez lub we współpracy SWP.

Niniejszy regulamin określa zasady uczestnictwa w Festiwalach Wina i innych imprezach organizowanych przez, lub we współpracy ze Stowarzyszeniem Winiarzy Podkarpacia i brzmi następująco:

§ 1 Definicje

1.1. Organizator – Stowarzyszenie Winiarzy Podkarpacia ul. Suszyckich 9, 36-040 Boguchwała lub inny podmiot wskazany przez Stowarzyszenie Winiarzy Podkarpacia
1.2. Impreza – Festiwal Wina lub inna impreza, organizowana przez, lub we współpracy ze Stowarzyszeniem Winiarzy Podkarpacia.
1.3. Wystawca – przedsiębiorca, inny podmiot lub osoba fizyczna biorąca udział w Imprezie, wynajmująca stoisko wystawiennicze w celu promocji swojej działalności.
1.4. Stoisko wystawiennicze – powierzchnia wyznaczona przez Organizatora na potrzeby zorganizowania przez Wystawcę stoiska, w celu zaprezentowania swojej oferty.

§ 2 Postanowienia ogólne

2.1. Postanowienia niniejszego Regulaminu uczestnictwa w Imprezie obowiązują wszystkich wystawców Imprezy prezentujących swoją ofertę.
2.2. Impreza jest imprezą promocyjno-handlową, trwającą w dniach wskazanych przez SWP
2.3. Celem Imprezy jest promocja wyrobów prezentowanych przez Wystawców, jak również popularyzacja uprawy winorośli i szerzenie fachowej wiedzy, propagowanie wysokiej jakości produkcji winiarskiej, działanie na rzecz ochrony tradycji i historii, promowanie krajowych win gronowych oraz popularyzacja szeroko pojętej kultury wina.
2.4. Organizator będzie każdorazowo informował o ilości stoisk wystawienniczych, przewidzianych na daną Imprezę. Lokalizację i rozmieszczenie oraz rodzaj poszczególnych stoisk wystawienniczych określi Organizator na podstawie kolejności napływu zgłoszeń. W razie zwiększającej się liczby chętnych wystawców spełniających oczekiwania Organizatora, zastrzega on sobie prawo do powiększenia terenu imprezy o dodatkowe stoiska wystawiennicze.
2.5. Prezentacje winnic, degustacje oraz sprzedaż wina i innych artykułów odbywać się będzie w wydzielonej i oznaczonej strefie.
2.6. W Imprezie mogą uczestniczyć podmioty reprezentujący ofertę zgodna z zakresem tematycznym Imprezy, np. producenci wina, cydrów, producenci lokalnych produktów spożywczych, itp.
2.7. Jeżeli oferta nie znajduje odpowiednika w zakresie tematycznym, jej wystawienie podczas trwania Imprezy wymaga zgody Organizatora.
2.8. Tylko Organizator lub firma przez Organizatora wskazana, jest odpowiedzialna za koordynację stoisk wystawienniczych.

§ 3 Zgłoszenie i warunki uczestnictwa

3.1. Wystawca zgłasza udział w Imprezie tylko poprzez kontakt z Organizatorem drogą elektroniczną: stowarzyszenie@winiarze-podkarpacia.pl
3.2. Wysokość opłaty podana w ofercie wynajęcia stoiska wystawienniczego jest ustalana odrębnie na każdą edycję Imprezy i dla każdego Wystawcy, a także wraz z niniejszym Regulaminem stanowią integralną część umowy uczestnictwa w Imprezie.
3.3. Wystawcy oferujący wyroby alkoholowe są obwiązani do wystąpienia o zgodę na sprzedaż wyrobów alkoholowych oraz uiszczenia opłaty koncesyjnej do Urzędu Miasta, w którym organizowana jest Impreza i przesłanie w/w Organizatorowi przed rozpoczęciem Imprezy.
3.4. Wystawca przesyłający zgłoszenie na Imprezę, powinien posiadać wpis do Rejestru Zakładów Podlegających Urzędowej Kontroli Organów Państwowej Inspekcji Sanitarnej.
3.5. Organizator Imprezy nie ponosi odpowiedzialności za Wystawców, którzy nie rozliczą się ze sprzedaży okazyjnej w rocznym rozliczeniu podatkowym z Urzędem Skarbowym.
3.6. Warunkiem udziału w Imprezie jest przesłanie drogą elektroniczną do Organizatora wypełnionego ZGŁOSZENIA UDZIAŁU ( Załącznik Nr 1 ) oraz podpisanego niniejszego regulaminu na adres: stowarzyszenie@winiarze-podkarpacia.pl
3.7. Zgłoszenia udziału przyjmowane będą do wyczerpania powierzchni wystawienniczej, jednak nie później niż na 14 dni przed terminem organizacji Imprezy
3.8. Wysłanie zgłoszenia nie jest jednoznaczne z możliwością wystawienia się. Po otrzymaniu zgłoszenia Organizator potwierdzi Wystawcy uczestnictwo w Imprezie na adres podany w zgłoszeniu i wystawi fakturę na dane podane w zgłoszeniu
3.9. Opłatę wystawienniczą należy wpłacić niezwłocznie po zawarcia umowy na konto Organizatora podane na fakturze
3.10. Brak uiszczenia opłaty będzie równoznaczne z rezygnacją z miejsca wystawienniczego i Organizator będzie uprawniony do odstąpienia w/w stoiska innemu Wystawcy.
3.11. W ramach opłaty wystawienniczej Organizator zapewnia Wystawcy:

• A. Miejsce pod Stanowisko Wystawiennicze na terenie Imprezy
• B. Możliwość korzystania z energii elektrycznej 230 V max 10 A. W/w zapotrzebowanie na energię elektryczną należy zgłosić w momencie podpisania ZGŁOSZENIA UDZIAŁU – UMOWY, co może się wiązać z opłatą za zużytą energię elektryczną. Wystawca we własnym zakresie musi zadbać o certyfikowany, bezpieczny sprzęt potrzebny do poboru energii elektrycznej i ewentualne oświetlenie Stoiska Wystawienniczego.
• C. Umieszczenie informacji o Wystawcy w trakcie reklamy Imprezy jeśli takowa będzie organizowana w zależności od Imprezy
• D. Ochronę Stoiska Wystawienniczego
• E. Pojemniki na śmieci związane z Imprezą
• F. Toalety mobilne lub inne w zależności od Imprezy

3.12. Wystawca nie ma możliwości, bez zgody Organizatora, odstąpienia swojego stoiska wystawienniczego innemu Wystawcy.
3.13. Każdy Wystawca ma prawo do reklamowania swoich usług w obrębie własnego stoiska, z zastrzeżeniem, iż nie może naruszać to obowiązujących przepisów prawa oraz normalnego funkcjonowania pracy innych wystawców oraz odwiedzających Imprezę.
3.14. Organizatorzy maja prawo nie dopuścić Wystawcy do udziału w Imprezie, gdy nie uiści opłat oraz dopuszcza się naruszenia postanowień niniejszego Regulaminu.
3.15. Organizatorzy zastrzegają sobie możliwość przyjęcia zgłoszeń po terminie §.3.7.
3.16. Rezygnacja Wystawcy (odwołanie uczestnictwa albo odstąpienie od umowy) jest możliwa w terminie do 10 dni przed rozpoczęciem festiwalu w formie pisemnej pod rygorem nieważności, w przeciwnym razie opłata nie zostanie zwrócona, a ponadto Organizator ma prawo obciążyć Wystawcę innymi opłatami związanymi z organizowaną Imprezą. Organizator zwraca Wystawcy otrzymaną kwotę w terminie do 30 dni od otrzymania zgłoszenia o rezygnacji.
3.17. Wystawca ma dodatkowo obowiązek sprzedaży kieliszków lub innych „cegiełek reklamowych” dostarczonych przez Organizatora lub firmę wskazaną przez Organizatora, co stanowi wsparcie dla działalności Stowarzyszenia Winiarzy Podkarpacia. Cena w/w produktów, po jakiej będą one sprzedawane przez Wystawcę, będzie podawana przez Organizatora w momencie podpisania ZGŁOSZENIA UDZIAŁU –UMOWY. Zysk Wystawcy będzie wynosił 15 % ceny netto produktu. Po rozliczeniu kieliszków i innych „cegiełek reklamowych” każdy Wystawca otrzyma indywidualną fakturę za sprzedaż w/w produktów.
3.18. Nie dopuszcza się sprzedaży kieliszków oraz innych pojemników na terenie Imprezy związanych z reklamą SWP, a nie dostarczonych przez Organizatora. Kieliszki sprzedawane będą tylko przez Organizatora oraz Wystawców i tylko z logo SWP. Degustacja win powinna odbywać się wyłącznie w w/w kieliszkach z zachowaniem zasad higieny. Nie dopuszcza się sprzedaży oraz używania do degustacji jakichkolwiek innych pojemników, kieliszków jednorazowych, plastikowych itp. Jedynym dopuszczalnym odstępstwem od w/w reguły są tzw „naparstki degustacyjne” o pojemności około max 10 ml
3.19. Każdy Wystawca ma obowiązek umieszczenia reklamy Stowarzyszenia Winiarzy Podkarpacia dostarczonej przez Organizatora na swoim stoisku.

§ 4 Przepisy porządkowe i organizacyjne

4.1. Obsługę Wystawców w trakcie trwania Imprezy zapewniają wyznaczeni przez Organizatora koordynatorzy.
4.2. Wystawcy otrzymają Identyfikator „Wystawca”.
4.3. Pojazdy Wystawców z zaopatrzeniem stoisk wystawienniczych muszą być oznakowane Identyfikatorem „Wystawca”.
4.4. Wystawcy mają prawo wjazdu na teren w celu ustawienia stoisk tylko przed rozpoczęciem samej Imprezy. W trakcie trwania Imprezy pojazdy muszą opuścić teren Imprezy pod groźbą odholowania pojazdu na koszt Wystawcy.
4.5. Wszelkie pojazdy należy odstawić na pobliskie miejsca parkingowe lub inne wskazane miejsce.
4.6. Zabronione jest zastawianie w jakikolwiek sposób miejsc: przeznaczonych na stanowiska wystawiennicze innym Wystawcom, przejść ruchu pieszego, dróg ewakuacyjnych, dróg dojazdowych dla służb ratowniczych, hydrantów i innych urządzeń niezbędnych w przypadku prowadzenia akcji ratowniczej lub gaśniczej.
4.7. Stoiska wystawiennicze łącznie z urządzeniami i eksponatami oraz nośnikami reklam należy montować w taki sposób, żeby nie stanowiły zagrożenia dla bezpieczeństwa i porządku publicznego, a w szczególności dla życia i zdrowia osób przebywających na Imprezie, oraz normalnego funkcjonowania innych wystawców.
4.8. Wystrój stoiska wystawienniczego oraz wszelkie dodatkowe wyposażenie zapewnia Wystawca we własnym zakresie. Wystawca zobowiązuje się do zapewnienia estetycznego wyglądu stoiska.
4.9. Wszelkie prace związane z wyposażaniem stoiska muszą być zakończone max. na godzinę przed rozpoczęciem Imprezy, po tym czasie Organizatorzy mają prawo wyprosić, lub nie wpuścić Wystawcy na teren Imprezy oraz obciążyć go dodatkowymi nieprzewidzianymi kosztami.
4.10. Organizatorzy nie ponoszą odpowiedzialności za elementy zabudowy i eksponaty Wystawcy za szkody spowodowane np. wichurą, ogniem, kradzieżą, uderzeniem pioruna, eksplozja, zalaniem woda, przerwa w dostawie prądu oraz przyczynami niezależnymi od Organizatorów.
4.11. Wszystkich Wystawców obowiązuje bezwzględny zakaz podawania i sprzedaży alkoholu osobom poniżej 18 roku życia oraz osobom nietrzeźwym, jak również nakaz informowania o szkodliwości alkoholu na zdrowie. Na stoiskach z alkoholem powinny znajdować się tabliczki z takimi informacjami.
4.13. Na stoisku w widocznym miejscu należy umieścić cennik poszczególnych win za butelkę i za określoną pojemność wina w kieliszku oraz cenę kieliszków i innych „cegiełek” reklamowych.
4.14. Zabronione jest wnoszenie na teren imprezy broni, amunicji i materiałów wybuchowych oraz przedmiotów, których używanie może zagrażać bezpieczeństwu osób przebywających na terenie Imprezy.
4.15. Wystawcy uczestniczący w Imprezie powinni we własnym zakresie ubezpieczyć się z tytułu odpowiedzialności cywilnej oraz ubezpieczyć swoje mienie znajdujące się na terenie Imprezy.
4.16. Za wszelkie rzeczy pozostawione na stoisku w trakcie i po zakończeniu Imprezy odpowiada wyłącznie Wystawca. Elementy wyposażenia stoiska, nieusunięte przez Wystawcę po Imprezie, uważa się za mienie porzucone i zostaną one usunięta lub ewentualnie zutylizowane na koszt wystawcy.
4.17. Wystawca ma obowiązek pozostawienia Stoiska Wystawiennicze oraz elementów reklamowych i wyposażenia stoiska przekazanych przez Organizatora w stanie niepogorszonym. W przypadku stwierdzenia powstania jakichkolwiek uszkodzeń lub zniszczeń Wystawca pokryje całkowite koszty związane z ich naprawą lub odtworzeniem.
4.18. Demontaż stoiska możliwy jest tylko po zakończeniu Imprezy.
4.19. Organizatorzy nie odpowiadają za mienie/towar zdeponowany przez Wystawcę na stoisku wystawienniczym.

§ 5 Postanowienia końcowe

5.1. W celu zapewnienia wysokiej frekwencji odwiedzających Imprezę Organizator zadba o:

• A. Promocje imprezy m.in. poprzez media, portale informacyjne, strony www, plakaty, banery.
• B Program artystyczny oraz inne atrakcje
• C. Wykłady, prelekcje itp. w zależności od Imprezy

5.2. Wystawca wyraża zgodę na używanie swojego logotypu przez Organizatora dla celów związanych z promocja Imprezy. Jednocześnie Wystawca oświadcza, że logotyp stanowi własność Wystawcy i nie narusza jakichkolwiek praw osób trzecich.
5.3. Wystawcy uczestniczący w Imprezie mają obowiązek przestrzegać Regulaminu, przepisów bhp i przepisów p.poż oraz obowiązujących przepisów prawa.
5.4. Służby porządkowe mogą wydawać własne instrukcje bezpieczeństwa zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.
5.5. Zabrania się wprowadzania na teren Imprezy psów luzem bez smyczy i bez kagańca. W/w wymóg dotyczy także innych zwierząt
5.6. Wystawcy przebywający na terenie Imprezy mogą być narażeni na ciągle przebywanie w strefie dźwięków mogących spowodować uszkodzenia słuchu. Wystawcy Imprezy akceptują w/w fakt i biorą udział w Imprezie na własne ryzyko.
5.7. Organizator zastrzega sobie prawo do odmówienia wstępu na Imprezę osobom nietrzeźwym.
5.8. W przypadku niekorzystnych warunków atmosferycznych Organizator ma prawo odwołać Imprezę w dowolnym momencie.
5.9. Organizator zastrzega sobie prawo ostatecznej interpretacji niniejszego regulaminu oraz zmian w programie Imprezy.
5.10. Wszystkie spory wynikłe z tytułu uczestnictwa w Imprezie będą rozpatrywane przez Sąd właściwy dla miejsca rejestracji Organizatora.